Patronat nad projektem objęli

Związek Gmin Wiejskich Rzeczypospolitej Polskiej

Związek Powiatów Polskich

Związek Miast Polskich

Historia jednej z dziedzin nauk o zarządzania - zarządzania projektami nie jest zbyt długa. Zaczęła się na początku lat sześćdziesiątych w USA kiedy to przedsiębiorcy docenili zalety myślenia i działania zadaniowego. W tym czasie w przedsiębiorstwach rozpoczęto budowanie nowych struktur organizacyjnych. Zamiast typowej struktury funkcjonalnej zaczęto w firmach budować tzw. strukturę macierzową, w której wyodrębniono zespoły projektowe. Równolegle praktyka zarządzania projektami rozwijała się w sektorze publicznym. Najlepszym przykładem tego typu rozwiązań projektowych stał się Program Apollo – czyli program amerykańskich misji na księżyc. W tym czasie zaczęły też powstawać różne metodyki zarządzania projektami. Jedną z nich była metodyka oparta na dokładnym opisie celów projektu. Doświadczenia amerykańskie spowodowały, iż myślenie projektowe zostało także przeszczepione na grunt europejski. Wiązało się to także z faktem, iż Komisja Europejska poszukiwała rozwiązań, które w sposób logiczny i transparentny pozwoliłyby na dystrybucję środków finansowych budżetu Unii Europejskiej oraz umożliwiały podniesienie jakości realizowanych projektów, a tym samym wpływ na efektywność pomocy dla społeczeństw. W związku z powyższym w 1992 roku Komisja Europejska rozpoczęła pracę nad własną, autorską metodologią zarządzania projektami. Nadano jej nazwę Project Cycle Management (PCM)  -  w polskim tłumaczeniu  - Zarządzanie Cyklem Projektu (ZCP). Od tego czasu PCM stała się oficjalną metodyką zarządzania projektami i programami realizowanymi z zaangażowaniem środków europejskich.

Głównym celem metodyki ZCP jest poprawa zarządzania zewnętrznymi programami i projektami Unii Europejskiej poprzez dokładną analizę zasadniczych kwestii i ramowych warunków programów pomocowych. Naturalny dla pomocy publicznej sposób planowania i realizacji projektów podlega pewnemu cyklowi, który rozpoczyna się od uzgodnienia globalnej strategii. W jej wyniku powstaje pomysł na pewne działanie. Pomysł ten jest następnie rozwijany, wdrażany  formie projektu a na końcu ewaluowany. Zobrazowany graficznie cykl życia takiego projektu wygląda następująco:

Fazy cyklu możemy opisać w następujący sposób:

Faza planowania (programowania) – na tym etapie następuje zdefiniowane kluczowych problemów oraz możliwości realizacji projektu, a także szans na współpracę pomiędzy zarządzającymi programami Unii Europejską, a aplikującym o dofinansowanie. Efektem tej fazy jest wstępny wybór projektów lub programów, których przeprowadzenie przyczyni się do poprawy sytuacji – czyli pewnej zmiany społecznej.

Identyfikacja – w tej fazie weryfikowane są wszystkie zgłoszone projekty pod względem ich przydatności i opłacalności. Następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi kryteriami. Po takiej selekcji, dla niektórych projektów przeprowadza się dodatkowe analizy, które służą wykazaniu ich celowości. Na tym etapie określa się zakres projektu, jego rozmiary oraz działania, które powinny wchodzić w jego obręb.  

Ocena –  na tym etapie prowadzona jest szczegółowa analiza pomysłu i zdefiniowanie idei projektu. Ponadto przeprowadza się analizy finansowe, środowiskowe, techniczne, a także planuje się harmonogram działań 
i opracowuje matrycę logiczną. Po tym etapie posiadamy już wstępny montaż finansowy, przydatny do kolejnej fazy.

Finansowanie – na tym etapie zostaje podjęta ostateczna decyzja o finansowaniu przedsięwzięcia. Znany jest wtedy zakres przedsięwzięcia oraz związane z tym wszystkie koszty.

Wdrażanie – realizacja projektu oraz jego stałe monitorowanie. Uruchomione zostają wszelkie procedury, które pozwalają na skuteczne i efektywne przeprowadzenie przedsięwzięcia. Dotyczy to zarówno części technicznej, merytorycznej, finansowania, dokumentacji prawnej etc.

Ewaluacja – podsumowanie przedsięwzięcia. Określenie jego rezultatów, przydatności, trwałości i efektywności. W tej fazie porównujemy to, co chcieliśmy poprzez projekt osiągnąć z uzyskanymi wynikami. Podczas zakończenia projektów możemy zidentyfikować potrzebę przeprowadzenia kolejnych.

Analiza interesariuszy opiera się na dokładnym opisie wszystkich zainteresowanych realizacją projektu. Dotyczy to zarówno osób prywatnych jak i podmiotów prawnych. Warto zaznaczyć, iż analiza interesariuszy dotyczy także grup, na które nasz projekt wpływa w sposób negatywny. Przy użyciu technik dyskusji, wywiadu  i bezpośrednich spotkań dokumentowane są interesy różnych grup społecznych. Komisja Europejska zwraca szczególna uwagę aby podczas analizy interesariuszy była respektowana zasada równości płci. Daję to gwarancję, iż projekt będzie realizowany według najlepszych standardów społecznych i etycznych. Analiza interesariuszy, którzy mają lub mogą mieć relacje z programem/projektem powinna być przeprowadzona z punktu widzenia:

• charakterystyki społeczno-ekonomicznej,
• interesów, celów, oczekiwań, itp.
• wrażliwości na zagadnienia powiązane z działalnością projektu,
• potencjału, wiedzy, doświadczenia – dla potrzeb projektu,
• implikacji i wniosków dla projektu.

Faza analizy - analiza problemów

Ta część analizy poświęcona jest sformułowaniu głównych problemów jakie stoją przed instytucją, która będzie wdrażała projekt. Jest ona ściśle powiązana z analizą interesariuszy, dlatego, że każdy problem musi być rozważany w kontekście społecznym. Ponadto istotny jest fakt, iż bez zgody, a przynajmniej porozumienia społecznego żaden problem nie będzie rozwiązany. Analiza problemu określa wszystkie negatywne aspekty sytuacji, która jest przedmiotem działań projektowych i ustala związki przyczynowo-skutkowe między istniejącymi problemami. Analiza problemu dzieli się na trzy podstawowe kroki:

1. Precyzyjne zdefiniowanie struktury i przedmiotu analizy.
2. Określenie głównych problemów, na które napotykają grupy docelowe.
3. Zobrazowanie problemów w formie diagramu, nazywanego drzewem problemowym w celu określenia relacji przyczynowo-skutkowych pomiędzy problemami.

Faza analizy - analiza celów

Analiza celów projektu następuje zaraz po wykonaniu analizy problemów. Podczas gdy analiza problemów stanowiła negatywny obraz sytuacji, którą projekt ma rozwiązać  -  analiza celów przedstawia pozytywne aspekty tej sytuacji 
i pożądany obraz w przyszłości. Analiza celów stanowi przekształcenia istniejących problemów  w celu projektowe.

Dzięki dokładnie przeprowadzonej analizie problemów otrzymujemy całościowy obraz sytuacji i dzięki temu możemy zaprojektować kolejne praktyczne narzędzie analizy problemów jakim jest drzewo celów. Drzewo celów pozwala na wskazanie głównego celu projektu. Analiza celów jest podejściem metodologicznym zastosowanym aby:

Podczas konstrukcji drzewa celów możemy dowiedzieć się, iż niektóre cele nie zostaną w projekcie osiągnięte.
W związku z tym będą odnosić do innych projektów realizowanych przyszłości. Ponadto niektóre cele mogą być nierealistyczne. Oznacza to, że musimy zaniechać realizacji projektu lub musimy znaleźć inne rozwiązania.  

Ostatnim etapem dokonywanych analiz jest analiza strategii, która służy przedstawieniu metod i rozwiązań koniecznych do osiągnięcia założonych celów. Na tym etapie zapadają decyzję, które ze zdefiniowanych wcześniej celów wchodzą w ramy projektu, a które zostaną z niego wyłączone. Należy w tym miejscu dokonać wyboru odpowiedniej strategii, a następnie sprawdzić:

• czy priorytety interesariuszy są priorytetami projektu,
• czy projekt osiągnie spodziewane rezultaty,
• czy możliwe jest rozwiązanie problemu, który jest podstawą projektu,
• czy zaplanowano odpowiednie działania,
• czy budżet odpowiada zakresowi projektu,
• czy nasza instytucja jest w stanie zrealizować ten projekt.

Faza planowania –matryca logiczna

Jeśli odpowiedzi na pytania zadane podczas analizy strategii są pozytywne możemy przejść do konstruowania matrycy (ramy, tablicy) logicznej projektu. Matryca logiczna jest narzędziem planowania projektów powstałym pod koniec lat sześćdziesiątych na potrzeby amerykańskiej agencji USAID (United States Agency of International Development). Na początku lat dziewięćdziesiątych została zaimplementowana do metodyki zarządzania projektami (PCM) i stanowi jej najważniejszy element. Konstrukcja matrycy choć z pozoru wydaję się skomplikowana - jest dosyć prosta. Jej podstawę stanowią w dużej mierze wcześniej omówione narzędzia metodyki takie jak drzewo celów i drzewo problemów. Matryca jest w tej chwili standardowym narzędziem wykorzystywanym do przygotowania, wdrażania, monitorowania i oceny projektów finansowanych z Unii Europejskiej. Matryca logiczna służy wypracowaniu celu ogólnego projektu, celu bezpośredniego rezultatów oraz działań.

RYSUNEK NR 4. MATRYCA LOGICZNA

Podstawy matrycy logicznej są dwie  logiki: logika pionowa oraz logika pozioma.
Logika pionowa matrycy to relacja pomiędzy 1 a 4 kolumną. Relacja ta wygląda następująco:

1. Kiedy warunki wstępne są spełnione, działania mogą się rozpocząć.
2. Kiedy działania zostały rozpoczęte i jeżeli założenia na tym poziomie są prawdziwe, rezultaty zostaną osiągnięte.
3. Kiedy rezultaty i założenia są na tym poziomie spełnione, cel bezpośredni projektu zostanie osiągnięty.
4. Kiedy cel bezpośredni projektu jest osiągnięty i założenia na tym poziomie są spełnione, wkład do osiągnięcia ogólnych celów projektu jest przygotowany.

Logika pozioma odnosi się do zmierzenia efektów i zużytych zasobów poprzez specyfikację opisaną kluczowymi wskaźnikami i źródeł, na podstawie których będą weryfikowane.
Poprawnie skonstruowana matryca logiczna jest narzędziem, które nie tylko służy sformułowaniu konsekwentnego projektu wraz z realistycznymi celami, ale także pozwala na wykonanie następnych kroków jakimi są harmonogram działań w projekcie (nazywanym również wykresem Gantta), przydzieleniu zasobów do poszczególnych działań, a także skonstruowaniu budżetu projektu. W fazie realizacji służy jako pomoc w sprawnym zarządzaniu projektem, ocenie postępów w projekcie oraz ułatwia dokonywania korekt.

Dlaczego warto poznać i używać metodykę PCM w projektach realizowanych przez gminy i ich podmioty zależne?

Po pierwsze - pomimo, iż istnieje wiele ciekawych i praktycznych metodyk zarządzania projektem takich jak chociażby metodyka Project Management Institute (PMI) czy PRINCE 2 – tylko PCM jest jedyną rekomendowaną metodyką przez Komisję Europejską.

Po drugie - metodyka ta jest bezpłatna i systematycznie aktualizowana. Używając metodyki PCM do swoich projektów nie ponosimy żadnych kosztów licencyjnych.

Po trzecie - metodyką PCM w pracy projektowej posługują się wszyscy – ci co projekty przygotowują, ci co je oceniają i monitorują oraz ci którzy je kontrolują.

Po czwarte - metodyka PCM jest nieskomplikowana i stosunkowo łatwa do zastosowania.

Po piąte - metodyka PCM stanowi konkretny „język mowy o projekcie”.

Po szóste - struktura metodyki PCM odpowiada wnioskowi o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego PO KL oraz innych programów operacyjnych.

Po siódme - metodyka stanowi zintegrowane podejście do projektu – od fazy konsultacji w ramach dokumentów Unii Europejskiej do fazy realizacji projektu.

Po ósme - praca z metodyką PCM jest inspiracją do powstawania nowych projektów w gminach i jednostkach zależnych.

Po dziewiąte - metodyka PCM pozwala nie tylko na identyfikację potencjalnych problemów w gminie ale również pozwala na identyfikację obszarów ryzyka wewnętrznego i zewnętrznego.  

Po dziesiąte - metodyka PCM stosowana jest w mniejszym lub większym stopniu przez wszystkie podmioty realizujące projekty we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Dzięki zastosowanie tej metodyki udało się z sukcesem zrealizować setki tysięcy projektów.